Algemene Voorwaarden – Incidentele huur
HartKwadraat is de locatie waar Stichting Hartondernemers een zaal en spreekkamers verhuurt.
Zaalhuur
Bij beschikbaarheid zijn onze ruimten te huur ’s ochtends, ’s middags en ’s avonds, 7 dagen per week.
De grote zaal is te huur per dag of per dagdeel.
De spreekkamers zijn te huur per half uur, met een minimum van 1 uur.
Onze actuele prijzen staan op onze website en in de reserveringsmodule/app Zaalagenda vermeld en zijn exclusief btw. Stichting Hartondernemers is btw-plichtig.
Reservering
Aanvragen van een ruimte langer dan 5 dagen voor de huurdatum doet u telefonisch, via de online reserveringsmodule (https://hartkwadraat.zaalagenda.nl/zaalagenda/zaalaanvraag/#/menu), of via de app Zaalagenda (beschikbaar voor Android en IOS).
Na de aanvraag ontvangt u een bevestiging per email en hebt u 7 dagen om kosteloos te annuleren. Doet u dat niet, dan is de boeking definitief.
Voor het aanvragen van een ruimte 5 dagen of korter voor de activiteit neemt u contact op met ons via telefoon.
Facturatie
U ontvangt van ons een factuur na afloop van de activiteit. Deze factuur betreft de huur van de afgelopen maand. Bij meerdere of meerdaagse activiteiten is het mogelijk dat u een deelfactuur krijgt.
De factuur betreft de zaalhuur, aangevuld met eventueel genoten catering (indien deze niet inclusief is) en extra voorzieningen (zoals massagetafels, beamers, etc.).
Wij factureren inclusief btw. Op onze website en in de reserveringsmodule/app Zaalagenda staan de tarieven exclusief btw vermeld.
Bij overschrijding van de betalingstermijn behouden wij ons het recht voor reeds gedane reserveringen op te schorten. In een dergelijk geval blijft de betalingsverplichting onverkort bestaan.
Annulering door huurder
Als de reservering definitief is (zie kop ‘Reservering’), gelden de volgende annuleringsvoorwaarden voor de zaal:
Bij annulering tot 4 weken voor aanvang van de activiteit wordt €20 ex BTW in rekening gebracht.
Bij annulering 4 weken tot 1 week voor aanvang van de activiteit wordt 50% van de totale kosten van de zaalhuur in rekening gebracht.
Bij annulering minder dan 1 week voor aanvang van de activiteit wordt 100% van de totale kosten van de zaalhuur in rekening gebracht.
Als de reservering definitief is (zie kop ‘Reservering’), gelden de volgende annuleringsvoorwaarden voor de spreekkamers: tot 24 uur voor aanvang van de activiteit is annulering kosteloos, daarna wordt de volledige huur in rekening gebracht.
Annulering geschiedt uitsluitend schriftelijk middels een e-mail (info@hartkwadraat.nl). U krijgt hiervan altijd een bevestiging.
Bij annulering ten gevolge van overmacht (te beoordelen door ons) trachten we met u de data te verschuiven. Garanties zijn daarbij niet mogelijk.
Annulering door Stichting Hartondernemers
Verhuurder heeft het recht de boeking te annuleren tot 42 dagen voor de (eerste) bijeenkomst. Verhuurder is daarmee niet verplicht alternatieve ruimte aan te bieden.
Bij annulering korter dan 42 dagen voor de (eerste) bijeenkomst spannen wij ons in om een alternatieve ruimte voor u te zoeken.
Catering
Voor de spreekkamers is zelfbediening van koffie en thee inbegrepen in de huurprijs.
Voor activiteiten in de zaal wordt de catering standaard achteraf gefactureerd. De huurder tekent hiervoor aan het eind van een bijeenkomstdag. Ook is het mogelijk van tevoren een prijsafspraak te maken om de koffie en de thee onbeperkt af te nemen bij gebruik van de zaal.
Uitgebreidere catering-faciliteiten, inclusief lunch, zijn in overleg mogelijk.
Voorzieningen
Voorzieningen, zoals beamers, flip-overs, massagetafels, zijn beschikbaar in overleg.
De huurder is zelf aansprakelijk voor de afdracht aan de Vereniging Buma/Stemra en Videma. Stichting Hartondernemers is gevrijwaard van enige aanspraak op auteursrecht op de muziek of videomateriaal die de huurder ten gehore brengt.
Aansprakelijkheid
De verhuurder noch de medewerkers zijn op enigerlei wijze aansprakelijk voor schade aan personen of aan eigendommen van u of uw deelnemers.
De huurder is verantwoordelijk voor de veiligheid en het gedrag van de deelnemers en bezoekers. Schade aan de verhuurde ruimte of voorzieningen wordt verhaald op de huurder.
Huurders zijn in het bezit van een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven en houden deze in stand tijdens de huurperiode.
Mocht u niet tevreden zijn over de onze dienstverlening, de ruimte of de voorzieningen, laat ons dat dan direct weten. Dat stelt ons in staat indien mogelijk direct een oplossing te bieden.